Episodio CCCLXIV (364) – ¿Qué es un presupuesto?

14 de marzo de 2021

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Introducción

Este es el segundo episodio de este blog en que el tema esta relacionado a explicar conceptos empresariales que son indispensables para una buena administración de un negocio, empresa o hasta la vida misma.  Debo decir que, no obtuve ningún tipo de reacción al primer escrito sobre los conceptos de visión y la misión empresarial.  Una de dos cosas, o no se entendió o no les interesó el tema, o una combinación de ambas.

Sin embargo, como mencione dos episodios atrás, iba a hacer un cambio de enfoque porque necesito hacerlo, para mi paz mental.  Hay que aceptar que hay cosas que no puedo cambiar, pero las que sí puedo, como a mí mismo y mi forma de pensar, pues entonces puedo trabajarlo y hacer el intento genuino, porque después de todo, debo buscar lo mejor para mismo.  Si el resto de la humanidad se quiere hundir, pues que se hunda.  Yo no me puedo unir a esa ola y no pienso hacerlo.  Ya tengo suficientes hematomas en mi vida como para seguir dándome golpes innecesariamente.

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Presupuestos

Este escrito va a tener dos partes, mínimo.  Este es uno de los temas que me apasiona y me encanta y si tuviera la oportunidad, lo trabajaría todo el tiempo.  Por ahora, me voy a dedicar a explicar lo que es un presupuesto en el campo de los negocios.  Porque si no lo saben, en nuestro diario vivir, hay que presupuestar todo.  Si no lo hacemos, nos puede pasar como lo que le pasó a nuestro querido gobierno, que ahora mismo, esta en la ruina y que nos esta pasando factura, y se la pasara a nuestros hijos, a nuestros nietos y a nuestros “chongos”.

En primer lugar, ¿qué es un presupuesto?  Según la Real Academia Española de la Lengua, el presupuesto es, entre otras cosas, un “cómputo anticipado del coste de una obra o de los gastos y rentas de una corporación”.  Para hacerlo mas sencillo, el presupuesto es un estimado “realista” de los ingresos, costos y gastos que va a tener una empresa en un periodo determinado, que regularmente es un año.

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¿Por qué el énfasis en la palabra “realista”?  Sencillo, en ocasiones, quienes hacen los presupuestos ceden a las presiones de los dueños, accionistas, gerentes, entre otros, para que el documento sea demasiado optimista.  Cada una de las partidas de un presupuesto debe ser sustentada, ya sea por los resultados operacionales previos, el mercado y por la misma industria.  El presupuesto tiene que ser aprobado por la junta de directores, o su equivalente.

¿Qué se debe presupuestar?  Hay varios métodos, pero creo que el más sensato es el de presupuestar los costos y los gastos, antes que hacer el presupuesto de las ventas y los ingresos.  Esto es porque se necesita analizar y hacer un control de los gastos para entonces poder determinar cuánto debo generar o que esfuerzo voy a necesitar hacer para poder cumplir con esos costos y gastos.

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Al hacer ese análisis, se tiene la conciencia de los gastos que pueden ser minimizados o cortados por completo.  Por ejemplo, la partida de viajes y gastos de los oficiales de la empresa.  En ese caso, me pueden argumentar que esos gastos son necesarios porque benefician a la compañía.  Obviamente, no estoy diciendo que eso no sea así, sin embargo, dentro de la partida de presupuesto, entonces, se debe incluir el beneficio esperado de esos gastos.  Muchas veces se falla porque sólo incluyen la partida del gasto y no del beneficio.  Muchas veces, es porque no hay beneficio, al menos para la empresa.

Las inversiones en activos deben ser incluidas.  Por ejemplo, la compañía quiere adquirir un equipo que la gerencia estima va a beneficiarlos aumentando las ventas.  ¿La compañía va a generar los ingresos necesarios para sustentar la compra, o se tiene que financiar?  ¿Cuánto va a ser el aumento estimado en el ingreso bruto?  Si es financiada, ¿ese aumento provee para pagar la deuda?  ¿Cuáles son los “sacrificios” adicionales que hay que hacer para que la adquisición sea costo-efectiva? 

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El análisis de gastos y costos es muy importante.  ¿Cuánto debo de invertir en la compra de inventario para poder obtener una venta bruta, donde pueda obtener un porciento determinado de ganancia?  En ese caso, se debe también observar la tendencia de crecimiento (o decrecimiento) de ventas de la empresa, porque eso da una base sustentable del estimado.

Volvemos al concepto de “realista”.  Si una compañía tiene una reducción en ventas en los pasados dos o tres años, y no hay ningún indicador que pueda en el futuro decir lo contrario, no prepare un presupuesto diciendo que va a tener un aumento en ventas de 10%.  Eso no es real y lo peor es que va a sobreestimar los costos y gastos, lo que va a llevar como resultado una diferencia negativa al negocio.  Hay que recordar, el propósito de los presupuestos no es hacer que la gerencia sea feliz.  El propósito es que desarrollen unas estrategias para lograr unas metas financieras.

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El presupuesto debe ser monitoreado regularmente para observar si los supuestos y los objetivos se están cumpliendo.  El monitoreo debe ser continuo, aun así, se le debe informar, al menos, trimestralmente, a los miembros de la gerencia los resultados actuales contra los presupuestados.  Si los resultados son favorables, pues entonces continúan con su plan.  No son favorables, pues deben buscar otras estrategias para lograr sus objetivos.

¿Se puede modificar un presupuesto?  Si, aunque considero que la única forma justificada es que haya un acto fuera de lo normal como, por ejemplo, la pandemia actual, para así hacerlo.  Sin embargo, si ese aspecto ya esta previsto antes de la preparación del documento, se supone que lo hayan tomado en consideración.  Como quiera, en el momento de la evaluación, se debe tomar en consideración el documento original, el documento enmendado y los resultados reales.  Nunca el documento original se debe sacar de la evaluación.

Como mencioné, este tema es bien amplio y va a continuar ya que se quedaron varios detalles.

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